Как всё успевать?

«Цейтнот не должен быть нормой жизни. Он говорит о том, что вы не умеете планировать свое время. Учитесь этому!»
Оксана Чистякова

Тайм-менеджмент – это модно и современно. Посмотрите специализированные сайты: каких только обучающих программ по грамотному планированию своего времени на них не предлагают. Научить «все успевать» обещают буквально за одно посещение. Может быть, среди «учеников» и есть такие способные, которые сразу после выхода с тренинга начинают умело распоряжаться рабочим и личным временем и находят ответ на вопрос «как всё успевать».

Им повезло, ведь тайм-менеджмент действительно полезная вещь. Если освоить эту науку, то в сутках будет не 24, а 48 часов, то есть человек сможет успевать очень многое. Не нужно больше откладывать изучение иностранного языка, обучение на автокурсах и посещение выставок. Жизнь станет более целенаправленной и засияет новыми красками. (Часто мы упускаем возможности из-за хронической усталости. Устраивайте себе передышки. Об их важности читайте в статье «Отдых – необходимая часть человеческой жизни» на сайте «Солнечные руки»)

Но научиться грамотно планировать свое время и всё успевать дано не каждому. Вы можете ходить на специализированные курсы хоть каждый день, внимательно слушать гуру тайм-менеджмента и искренне верить в свой успех, а результата не будет. Почему? Существует множество типов людей: ипохондрики, холерики, экстраверты и т.д. Все они делятся на две категории: рациональных людей и иррациональных людей.

Первых отличают пунктуальность, последовательность, стремление к порядку. Люди, обладающие подобными чертами, с легкостью усваивают тайм-менеджмент. Им достаточно понять суть вопроса, чтобы начать следовать определенным правилам и добиваться успеха.

Иррациональные люди – полная противоположность рациональным. Они импульсивны, спонтанны, не терпят однообразия, нелогичны. Как правило, это представители творческих профессий. Им освоить искусство тайм-менеджмента очень трудно, сколько ни старайся. К числу этой группы людей отношусь и я. «Время не любит, когда его теряют зря», – говорил Генри Форд. Правильное замечание, с которым я полностью согласна, но вот как научиться его грамотно распределять, чтобы хватало и на семью, и на работу, и на друзей, и на уход за собой?

Я тоже посещала тренинги по тайм-менеджменту. Кое-чему на них я все-таки научилась, но в целом результата не было. Пока мне на глаза не попалась в одном журнале статья психолога-консультанта, ведущего занятия по планированию времени. Она заставила меня пересмотреть свой график, проанализировать его слабые стороны и построить эффективную схему работы и отдыха. Не подумайте, что я превратилась в робота, для которого главное – четкий план и цель «все успеть». Ни в коем случае я этого не хочу и вас не призываю. Но когда я научилась бережно относиться к времени, его действительно стало в сутках 48 часов!

Я хочу поделиться общими принципами тайм-менеджмента, который подошел мне.

60 против 40. Заведите привычку планировать дела на предстоящую неделю. Составляйте список обязательных задач, которые нужно выполнить обязательно. При этом отведите на них 60% своего времени, а 40% оставьте на решение непредвиденных дел. Так вы убьете двух зайцев: во-первых, когда у человека есть четкий план действий, он понимает масштаб «бедствия»; во-вторых, заложенные на неожиданные задачи 40% времени придадут уверенности в себе, так как вы будете понимать, что если цейтнот случится, ситуация не выйдет из-под контроля, график дел не будет нарушен. В тайм-менеджменте этот принцип называется «правило 60/40». Сначала я отнеслась к нему скептически: мол, закладывать, по сути, ни на что 40% своего драгоценного времени! А вдруг непредвиденного не произойдет, зачем же мне терять столько часов?! Но я решила прислушаться к мнению специалистов. Оказалось, что правило 60/40 очень выручает. Появляется какое-то спокойствие, и все успеваешь. А 40% можно потратить на любимое занятие! (Для меня это чтение книг, особенно на тему любви. Я поделилась списком тех, которые нравятся мне больше всего, на сайте «Солнечные руки» здесь)

«Лягушки» и «слоны». Рабочий день состоит из больших («слоны) и маленьких («лягушки») дел. Они могут быть простыми, сложными, непонятными, скучными и т.д. В любом случае, какими бы они вам не казались, выполнять их придется. Чтобы время расходовалось эффективнее, специалисты советуют начинать день с решения мелких дел. После их удачного выполнения вы почувствуете прилив энергии и сил. Ведь ни что не дает такой веры в себя, как результат собственного труда. С подобными положительными эмоциями взяться за большое дело будет гораздо легче. Чтобы тоже справиться с ним на «отлично», разбейте глобальную задачу на множество маленьких и двигайтесь к намеченной цели.

Цейтнот надвигается! Если избежать цейтнота не получилось, и вы чувствуете, что до дедлайна остаются считанные часы, а ничего не сделано, задайте себе следующие вопросы:

Могу ли я решить эту задачу другим путем? Бывает, что в состоянии стресса мы теряем способность здраво размышлять и тем самым только усугубляем ситуацию. На моем первом месте работы я всегда с ужасом ждала дня сдачи номера газеты в печать. Руководитель нервничал и заставлял подчиненных перепроверять факты и цифры в статьях. В редакции творилась неразбериха. Коллеги бегали туда-сюда, телефон звонил, не умолкая. Как здесь не растеряться?! И я решила пойти другим путем. Я заранее просила всех тех, кто предоставлял мне какую-либо информацию, присылать данные на е-мэйл. Я распечатывала их и сверяла со своими статьями в день сдачи номера. Это экономило значительное количество времени. (А еще прибавило уверенности в себе. Если с самооценкой у вас проблемы, закажите книгу Рашида Кирранова «Как стать уверенным в себе за 3 месяца». Она поможет вам поверить в собственные силы)

Задача, которую мне нужно решить, действительно важная и требует незамедлительных действий или ее выполнение носит, скорее, желательный характер? Часто бывает, что руководитель просит сделать незапланированную работу в самый неподходящий момент. Подчиненные – люди подневольные, приходится выполнять. Но если перед вами в настоящее время стоит более глобальная задача, не спешите ее бросать и хвататься за поручение начальника. Они все разные, и вы наверняка уже знаете подход к своему. Мой бывший руководитель, например, любил раздавать подобные непредвиденные задания в неподходящий момент. Большинство из них имело желательный, но необязательный характер, и начальник тут же забывал о них. Поэтому я доделывала важные дела, а потом приступала к тому, чем меня «нагрузили». С другим руководителем всегда можно было откровенно поговорить и попросить отложить задание по причине занятости. Всегда шел на уступки. Больше половины проблем – в нашей голове. Начальники тоже люди, главное – уметь аргументированно объяснить свою позицию.

Я могу перепоручить задачу другому? Многие люди стесняются просить о помощи других. В этом нет ничего зазорного. Если у вашего коллеги есть время, и он выполняет те же функции, что и вы, почему бы не обратиться к нему за поддержкой?

Цейтнот не должен быть нормой жизни. Он говорит о том, что вы не умеете планировать свое время. Учитесь этому!

И напоследок хочу дать еще несколько рекомендаций тем, кто вечно не успевает, но хочет всё успеть:

— если есть возможность, работайте на себя. Отличный вариант  – фриланс. (Кстати, на сайте «Солнечные руки» есть статья на эту тему. Называется «Как заработать деньги, сидя дома»). Это позволит трудиться в том режиме, в котором вам удобно, избегая цейтнотов;

— иррациональные люди быстро устают от однообразия. Чтобы все успеть, им нужно постоянно переключаться с одной деятельности на другую. Такой режим помогает им находиться в бодром настроении и выполнять обязанности с творческим подходом. Поэтому специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют им браться за несколько проектов сразу.

Не ругайте себя, если планировать время будет получаться с большим трудом. Но и не потакайте собственным желаниям отложить все по привычке на потом. Вспомните собственные ощущения, когда кажется, что столько времени потрачено впустую, а ничего не сделано. Ведь они неприятные, правда? Зачем же повторять одни и те же ошибки? Цените свою жизнь, она у вас одна.

Желаю успехов в тайм-менеджменте!